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優秀管理者如何開好會?

作者: 佚名  上傳時間:2009-12-21  瀏覽:95
人都說:共產黨的會多,國民黨的稅多。暫且先不管國民黨稅多與少,多到什么程度的問題。依我看,會多并不是什么缺點。共產黨正是依靠種種會議、層層會議、時時會議,把黨的政策、精神傳達到各級領導人心中,傳達到社會大眾當中,并通過會議,學習、貫徹各種政策和指示,讓中國共產黨保持了幾十年不老的青春活力,也讓新中國一步步走向繁榮和強盛。
中國企業并不是會少,而是很多的領導者根本不懂會議的妙用,不會開會,會是開了不少,但卻沒有發揮到一點作用,或者說是收效甚微。
那么就有人說了,不就是一個會議,有什么不會開的,還能有什么妙用?也有人會說,我天天開會,甚至當了幾十年領導,開了幾十年的會了,還有什么不會開的?
在這里,我首先問一個問題:在管理者手中,會議是什么?對員工來講,會議又是什么?恐怕能真正理解、全面悟透會議對管理者妙用、對員工重要性的領導者并不多。我不是狂妄武斷,在筆者接觸的種種風格管理者當中,不管是年輕一代創業者,還是資深一代管理者,不管是中小企業領導者,還是大型企業中高層管理人員,都對會議的了解、運用不夠深刻和嫻熟。他們要么是依靠一種權力的強壓實施管理,要么是仁性的放任自由管理,結果是企業管理情況都不樂觀,中國企業出現問題,陷入經營困境,我可以肯定的說,99%的企業都是在管理上出了問題。
作為一個管理者,如果不懂管理真諦,不會運用領導者手中的工具,不會恩威并施,不能充分調動企業員工積極性,不能充分領導好員工,那么對企業而言也是一種資源浪費,必然會導致管理失誤,經營困難。
在這里,我們就專門來討論一下會議在管理者手中如何起到不可思議作用,以營銷管理為主。我這里說會議有不可思議的作用并不是有夸大之嫌,事實上,如果一個領導者用好了會議,開好了會議,你的工作局面不僅馬上可以得到巨大的改變,你自己也會變得很輕松。
管理大師斯隆的1%與99%理論可以引申為:在所有的管理工作中,99%都是程序性的工作,而這些工作,除了在總體上給予指導之外,它們并不需要管理人員特別的關注,只有那些1%的例外情況是需要經理們給予特別關注的。事實上,一個好的管理人員只需處理好那1%的例外事務。至于那些程序性事務,則放手讓其在固有的軌道上運行,使更多的人能夠自主地處理一些事情。
那么,我想:那1%需要特別關注的事務中,會議應該就是管理者需要特別注意的事務。
一、會議在管理者手中是什么? 1、會議是管理者手中的一把劍
在一個優秀的管理者手中,會議應該就象一把寶劍,樹榜樣、批落后、嚴管理、下任務、繪愿景、表決心等都可以經過會議來傳達。通過會議,不僅可以解決很多內部問題,還可以解決外部困難;不僅可以激發士氣穩定民心,還可以提升業績改變現狀。
仔細回顧中國共產黨創業史,每一次危機關頭,莫不是會議在起著決定性作用。從遵義會議開始,肯定毛澤東同志的軍事戰略主張,確立毛澤東在黨和紅軍中的領導地位,這是黨生死攸關的歷史轉折點,中國革命從此打開了新局面。到新中國建設時期的十一屆三中全會,拉開社會主義現代化建設序幕,迎來新中國改革開放三十年輝煌成果。每一次歷史關頭,莫不是會議在其中起著決定性的作用和意義。
[1][2][3][4]下一頁2、會議是管理者手中的一把刀
在一個優秀的管理者手中,會議也是強化管理的一把大刀。當不良之風盛行時,會議就是砍向毒瘤的大刀;當制度得不到執行時,會議也是確保執行的屠龍寶刀;當領導的權威性受到挑戰時,會議也是明確地位的“闖王刀”。
1927年八七會議,確立“槍桿子里面出政權”思想,總結了大革命失敗的經驗教訓,堅決糾正和結束了陳獨秀的右傾投降主義錯誤,撤銷了他的總書記職務。以及1929年古田會議,1937年洛川會議,每一個會議,都莫不是共產黨領導人砍向錯誤思想,引領革命紅軍走向成功解放新中國的重要性會議。
3、會議是管理者手中的營銷利器
一個優秀的管理者,一定懂得如何利用會議向管理要效益,如何利用會議向員工要成績,如何利用會議改善現狀,糾正錯誤思想,提升團隊競爭力、培養人才,以不斷的走向成功和輝煌。領導者只有開好了各種會議,才能穩坐中軍帳,決勝于千里之外,才能體現其領導才能,也才能體現“無為而治”的管理境界。
企業中的兩種普遍情況都是極不正常的,也是存在很大管理問題的現狀:一是老總很忙很忙,低下的員工卻無所事事,所有的成績都是老總一個人努力出來的,反而顯得員工無能,其實這種情況下,最無能的并不是員工,而是企業老總;二是企業老總很閑很閑,底下的員工更閑,為什么閑,因為企業根本就沒有效益,沒有業務,這個時候,老總是無能的,不稱職的。
4、會議也是管理者手中的喊話器
管理也是一種造勢,會議在優秀管理者手中猶如一個喊話器,一種興奮劑,在士氣低落的時候提高士氣,在驕氣上揚的時候回歸冷靜,而領導者則坐觀大勢,隨勢而為,統帥三軍,征戰商場。一個優秀的領導,也必須是一個演講高手,將軍可以三軍前演講,講師可以在講臺上演講,一個普通的領導者要在哪演講呢?答案就是:會議。會議就是領導者的演講臺,一個優秀的領導一定要是一個優秀的演講者,并在其演講臺上做好管理工作的演講。
二、管理者都要開哪些會議?
1、會議的種類:會議可以分為正式會議的和非正式會議。正式會議包括例會和專題會議、緊急會議,例會如晨會、周會、月度總結會議、季度會議、半年總結大會、年終總結大會等;專題會議如針對工作中的問題、重大事件、員工學習培訓等都可召開專題會議;緊急會議就是針對一些突發事件、緊急問題召開的緊急主題會議。專題會議可以是緊急會議,緊急會議一定是專題會議。
非正式會議是正式會議的一個補充,可以是會前,也可以是會后,會前是對會議的一個安排布置,會后是對會議決議的一個補充和促進,正式會議是面向參會的全部人員,非正式會議只面向參會的部份人員或骨干。
2、會議場合的選擇:一般情況下,會議地點的選擇以正規為主,如經理辦公室、會議室等,非正式會議就可以選擇酒桌、辦公室等地方進行。但這種溝通方一定是灌輸式的,集體式的。 一、管理者如何開好會議?
1、會議的根本目的:開會不是走形式,也不是完成任務,會議的根本目的是要解決問題。如每天的晨會是要明確當天的工作任務和目標,周會是要總結一周工作成績和問題,表揚大會就是樹立榜樣、塑造典型、激勵大家。
上一頁[1][2][3][4]下一頁2、會議主題的確定:每一次會議都必須要有一個明確的會議主題,解決某一個問題,組織學習某項知識或內容,探討某個議題或決策,或者根據目前出現的問題,有針對性地采取一些措施,通過會議的形式來解決問題等等,這些都是會議的主題。尤其是針對業務開展上的困境,有很多主管往往找不到原因,其實業務開展的不利,除了客觀原因之外,主觀原因大多數情況還在于業務人員自身能力的不強。針對這些問題,同樣可以開展一系列的學習、培訓會議,如:產品介紹、產品優點、談判切入點、如何報價、如何談價、如何促成等,每一點都可以作為一個主題,并形成一個系列,通過會議的形式來進行強化訓練,以提高銷售隊伍戰斗能力,達到改善銷售業績的效果。
3、會議氣氛的控制:會議氣氛的控制也相當重要,在一個良好、熱烈的氛圍中召開的會議,會充分調動大家的積極性,激發大家的主人翁精神,增強責任心,反之,如果會議死氣沉沉,成了一言堂,這個會議也是起不到應有效果的。
4、會議決議的形成:開會的目的是要解決問題,那么會議就要會而要議,議而要決,但在現實中,往往都是會而不議,議而未決。筆者參加過很多領導開的會議,都是會是開了,但卻未形成什么決議,開會到最后,與會者還是不知道最后的結論是什么,分工是什么,該怎么辦,結果是會開完了,沒辦法,還是要再跑到領導辦公室去問。這樣的會議是一點成效也沒有的,開了等于沒開,開的多了,會議的作用價值就會越來越小,再開會員工就會從心里上不重視,反對開會,所以,既然要開會,就一定要形成明確的決議,要么就別開。
5、會議信息的傳達:如前所述,會議在某種時候,實際充當的是一種溝通工具,信息傳達載體,同樣的信息,會上宣布和會下傳達,其效果和意義是完全不一樣的。領導者應該學會處處留心,留意公司的每一個有價值的信息,好的或壞的,激勵的或告誡的,都可以,并在會上向大家傳達和宣布,保證每次會議都要有新鮮的東西給大家,這樣就會大大提高會議的效果。 6、培養員工的列席:對一些優秀員工,你要讓他明白領導對他的重視,你不需要清清楚楚的告訴他,很簡單,你請他列席一次重要會議,并請他主動發言一次,那么比你親口告訴他,公司是多么重視效果要好的多。這個時候,會議在領導者手中又是另一種工具,一種激勵員工士氣的工具。
7、尖銳問題的處理:有時候,有的員工會借會議提出一些尖銳的問題,或者是本不屬于此次會議的問題,故意出難題以為難領導,為了避免難堪,你可以明確告訴他,這個問題不屬于本次會議議題,下來再解決。有些問題可以公開討論,那么就大家表態,有些問題不能公開討論,那么一定不能公開。
二、一個成功會議的基本流程
1、會前準備:不打準備無準備之仗,會議亦如此。無論是大的、小的,正式的、非正式的會議都一樣,在開會前,主持會議人員都應該做好充分的準備,并提前安排通知與會人員、會議時間、會議主題和準備事宜。現實中我們看到的往往都是開會前才通知,除例會之外,基本上會議只有召集人知道會議的主題和內容,與會者一無所知,什么準備都沒有,全憑臨場發揮。這樣的會議,其質量與充分準備過的會議是相差甚遠的,執行力、管理效果的流失,也許正是從這些細節中一點點漏掉的。
上一頁[1][2][3][4]下一頁2、會議控制:一個成功的會議,會議的控制是非常重要的。主持人要讓所有人都發揮自己的主觀意見,積極表態,并在氣氛陷入僵局或冷場的時候適時調節,甚至可以講個笑話活躍下氣氛,或者唱個歌激發一下士氣,這些小插曲都是完全可的,以避免把會議搞成沒有一點生機,框框套套式的“老三曲”。同時,要控制好會議時間,會議進程等,這些,都要求會議主持人始終保持冷靜、清醒的頭腦,討論既要放得開,但也不能偏離主題太遠,既不能翻陳年舊帳,但也不能因有所顧慮而不敢言語。
3、會后跟進:會議開完了,形成決議,并不意味著會議就結束了。會議形成的決議最終要執行下去,落實到位,會議的效果才能真正顯現出來。所以管理對會議形成決議的執行情況、執行成績,以及存在問題也要及時進行了解,并根據情況適當調整,會后的跟進才是保證會議效果的根本和重中之重。
三、會議大忌
1、會上吵架:會上吵架的情況應該不算少見,就連國家議會上,也有因意見相左者而大吵會場,甚至大打出手者都不絕于耳,企業會議上,吵架的情況更是司空見慣了。會上吵架應該是影響最不好的情況了,吵架不僅僅影響的是會議效果,更嚴重的是影響了與會者的情緒,甚至是把矛盾的雙方公之與眾,從私下到公開,你敢保證會沒有人因此而看笑話?竊竊私語,議論紛紛?甚至一傳十,十傳百,影響的面之廣、之壞是不可估量的。
2、冗長無果:筆者與到過這樣的一位主管,每次開會,都幾乎是冗長無比,且每次都沒有明確結果。本來一個小時的事情,在他的會上,說著說著,就說成了別的事情,而且是七口八舌,議論紛紛,他自己也說的不亦樂乎,結果時間一分一分的過去了,要下班了,才發現會議問題還沒有討論完,只有延長會議,可這個時候,員工不干啊?加班又沒有加班費,家里還有一大攤事情,要不就還是有自己的私事,他還在不停的講,下邊卻在不停的看表,焦急萬分,問問題,沒有表態,他說一個什么,下面都是OK,無一票否決全票通過,最后的結果呢?是可想而知的了。所以領導者一定要注意會議時間,既要放得開,也要拿得住。
3、老生常談:會議多了,就要增強會議的新鮮性,避免老生常談,沒有新鮮。當然,如果每次會議,都是談論同一個問題,那么,這個領導肯定也是存在問題的,一個問題怎么可以多次談論而未得到解決呢?同一個問題,出現一次二次可以原諒,三次四次,甚至不斷說,而不斷重復發生,就不正常了。
4、局面混亂:有時候會議討論,針鋒相對是難免的,各抒己見是必須的,但一定要注意,不能亂成一團糟,不能所有人都同時說話,這個時候,主持人一定要出面協調,掌握好大局,對一些影響極壞者,甚至可以請他出去,毫不猶豫,毫不留情,以保證會議的嚴肅性。
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